Afin de remplir les différentes obligations du Règlement Général sur la Protection des Donnée, il existe aujourd’hui différents logiciels et outils d’aide à la mise en conformité. En choisissant un logiciel RGPD, les structures concernées par ce nouveau règlement bénéficient de nombreux atouts pour favoriser la sécurité des données personnelles.
Entré en application le 25 mai 2019, le RGPD impose aux entreprises mais également aux institutions, la mise en place de mesures assurant la protection des données personnelles. L’utilisation d’un logiciel RGPD apparaît donc comme un indispensable qu’il convient de bien choisir afin de profiter au maximum de ses différents avantages.
Afin de respecter le RGPD et prouver cette mise en conformité, les entreprises et organismes publics se doivent de tenir un registre de traitement des données personnelles. Ce registre peut être demandé par l’autorité de contrôle du pays qui veille au respect du RGPD par l’ensemble des acteurs concernés. En France, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) remplit cette mission et peut donc être amenée à demander ce registre. Pour faciliter la tenue de ce registre, l’utilisation d’un logiciel RGPD permet de remplir différents objectifs :
Grâce à ses fonctionnalités, le logiciel RGPD permet au délégué à la protection des données mais également au responsable de traitement d’avoir une vue d’ensemble et rapide sur l’état du traitement des données. En effet, cet outil lui permet ainsi de contrôler les données renseignées dans les différentes applications de l’entreprise et de détecter les éventuelles données sensibles dont le traitement est interdit par le RGPD.
Dans toutes les applications utilisées par les entreprises, des champs type « Commentaires » sont intégrés afin que l’utilisateur puisse saisir des informations. Ces zones sont particulièrement critiques puisque l’utilisateur peut renseigner librement différentes informations : données clients, dossiers, contact, dont certaines peuvent être considérées comme sensibles.
Selon les informations renseignées, ces zones de texte libres permettent aux organismes d’assurer le suivi de dossiers clients. Néanmoins, la saisie d’informations étant totalement libre, le RGPD impose des règles très strictes par rapport à ces zones à risques et leur traitement. L’utilisation du logiciel RGPD Text-Control permet de contrôler les espaces de textes libres et de remplir différents objectifs de sécurité :
La protection des données personnelles sur internet est également une des mesures phares du Règlement Général sur la Protection des Données. Avec RGPD Spot, une extension de navigateur dédiées aux TPE et aux indépendants, les données sensibles qui peuvent être saisies dans les zones de texte libre des applications sont mises en évidence afin de simplifier le contrôle et la mise en conformité au RGPD.